Visselblåsarfunktion

Lagen (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden, den så kallade visselblåsarlagen, trädde i kraft den 17 december 2021. Lagen innebär bland annat att såväl privata som offentliga arbetsgivare som har 50 eller fler arbetstagare är skyldiga att ha interna visselblåsarfunktioner. Kravet på att införa interna visselblåsarfunktioner är tvingande och innebar för kommunernas del att funktionen skulle vara på plats senast den 17 juli 2022. Vidare infördes bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen den 17 december 2021 som ger ett visst sekretesskydd för den som rapporterar och andra enskilda personer i ärendet, vilket hittills hade saknats. Det infördes också tydligare krav på hur personuppgifter ska hanteras.

En rapporterande person som omfattas av skyddet i lagen får inte göras ansvarig för att ha åsidosatt sin tystnadsplikt, under förutsättning att hen vid rapporteringen hade skälig anledning att anta att rapporteringen av informationen var nödvändig för att avslöja det rapporterade missförhållandet. Dessutom finns ett skydd mot hindrande åtgärder och repressalier.

Ansvarsfriheten gäller inte om sådan tystnadsplikt bryts som inskränker rätten att meddela och offentliggöra uppgifter enligt tryckfrihetsförordningen eller yttrandefrihetsgrundlagen. Ansvarsfriheten medför inte heller rätt att lämna ut sekretessbelagda handlingar.

De som omfattas av lagens skydd är: arbetstagare, den som söker arbete, den som söker eller utför volontärarbete eller praktik, inhyrda arbetstagare, egenföretagare som söker eller utför uppdrag, personer som ingår i ett företags förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan och aktieägare som är verksamma i aktiebolaget. Skyddet gäller även efter att personen har lämnat verksamheten.

Personer som rapporterar i egenskap av till exempel elever, patienter eller medborgare i allmänhet omfattas inte av lagens skydd.

För rapporterande personer som skyddas av lagen (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden får Hudiksvalls kommun som verksamhetsutövare och arbetsgivare inte hindra eller försöka hindra rapportering, eller på grund av rapportering vidta repressalier mot en rapporterande person.

Visselblåsarfunktionen kan användas för att anmäla oegentligheter eller misstanke om missförhållanden som strider mot EU-rätt eller svensk rätt samt andra missförhållanden som det finns ett allmänintresse av kommer fram. Det kan exempelvis handla om muta, bedrägeri, stöld eller annan situation där någon får privat vinning eller fördel på grund av sin tjänsteställning eller att dess närstående gynnas på något sätt. Lagbrott, allvarligare tjänstefel och avvikelser som rör exempelvis offentlig upphandling, personuppgifter eller miljöskydd kan också anmälas.

Visselblåsningar som rör Hudiksvalls kommuns bolag anmäls i kommunens gemensamma visselblåsarfunktion.

Förhållanden som enbart rör en persons egna arbets- eller anställningsförhållanden omfattas normalt sett inte av visselblåsarfunktionens syfte, om det inte rör sig om mycket allvarliga missförhållanden.

Funktionen är inte till för allmänna synpunkter på ledarskap, arbetsmiljö, verksamhetsplanering med mera. Den är inte heller lämplig för att rapportera känsliga HR-frågor som är kopplade till enskilda individer. Om det inte känns rätt att prata med din chef eller chefens chef kan du vända sig direkt till din HR-funktion eller någon facklig företrädare.

Läs mer om att lämna allmänna synpunkter och klagomål

Använda en dator utanför Hudiksvalls kommuns nätverk när du rapporterar, då webbtrafik från arbetsplatsen kan vara spårbar.

Det är också möjligt att lämna en rapport per telefon, på telefonnummer: 0771-401604. Du kommer då till en röstbrevlåda där du kan göra en muntlig rapportering. Om du önskar lämna en rapport genom personlig kontakt istället, använder du den digitala rapporteringslänken och väljer det alternativet, alternativt meddelar det via röstbrevlådan.  

Vid frågor om hanteringen inom Hudiksvalls kommun kan du vända dig till

kommun@hudiksvall.se

Enligt den visselblåsarlagstiftning som gäller sedan december 2021 ska det finnas möjlighet att vid sidan av organisationers interna kanaler, kunna rapportera via så kallade ”externa kanaler”. Olika myndigheter ansvarar för olika ansvarsområden och ska tillgängliggöra egna rapporteringskanaler för detta ändamål.

Ansvaret för lagen ligger hos Arbetsmarknadsdepartementet, som informerar om vilka myndigheter som ansvarar för vilket område. Här finns mer information om Arbetsmarknadsdepartementet. Länk till annan webbplats.

Visselblåsarfunktionen finns för att motverka att allvarliga oegentligheter får fäste i Hudiksvalls kommuns organisation. Visselblåsarfunktionen är viktig ur ett demokratiskt perspektiv och för att stärka förtroendet för Hudiksvalls kommun

Syftet med Hudiksvalls kommuns visselblåsarfunktion är att du anonymt ska kunna anmäla misstanke om oegentligheter och missförhållanden inom kommunen och du upplever att det inte är möjligt att hantera frågan öppet inom organisationen.

Den nya lagen ska komplettera det skydd som redan finns och förändrar inte skyddet enligt grundlagarna. Detta innebär bland annat att meddelarskyddet (offentligt anställda och vissa privat anställda inom till exempel vård, skola och omsorg har också ett omfattande grundlagsskydd att lämna uppgifter till media i publiceringssyfte) kommer att löpa parallellt med den nya lagen för att skydda visselblåsare. Det kommer alltså även fortsättningsvis att vara möjligt för offentlighetsanställda att i publiceringssyfte gå direkt till journalister med
uppgifter om exempelvis oegentligheter.

I det första steget tas ärendet emot av KPMG, som tillhandahåller den tekniska lösningen för visselblåsarfunktionen.

Ärendet skickas vidare till en intern utredningsgrupp inom Hudiksvalls kommun som gör en initial bedömning om ärendet utgörs av ett tips som omfattas av kommunens visselblåsarfunktion eller om ärendet ska lämnas vidare för åtgärder till berörd verksamhet. Personerna i utredningsgruppen loggar in i systemet med personlig inloggning, så att ingen obehörig person kan komma åt information kring ett ärende.

Utredningen sker skyndsamt men kan ta olika lång tid beroende på hur omfattande och komplext ärendet är. Av lagen följer ett krav på att återkoppla inom 3 månader.

Rapporteringstjänsten är helt fristående från Hudiksvalls kommun för att det inte ska vara möjligt att genom exempelvis IP-adresser efterforska vem som står bakom en anmälan, om du väljer att vara anonym. Om du uppger mejladress i rapporteringstjänsten kommer denna inte att vara synlig för tjänstepersoner på Hudiksvalls kommun. Du måste själv vara noggrann med hur du uttrycker dig, så att det inte är uppenbart för mottagaren vem du är. Det är också viktigt att rensa eventuella bilagor från användarinformation som kan avslöja vem du är.

Enligt offentlighets- och sekretesslagen gäller sekretess för uppgifter som kan identifiera de rapporterande personer som skyddas av förbudet mot repressalier i visselblåsarlagen. Det finns även en sekretessbestämmelse som gäller andra enskilda personer i ärendet. Det innebär att det ska göras en sekretessprövning innan uppgifter om deras identitet eventuellt kan lämnas ut.

En anmälan och kompletteringar som lämnas in är allmänna handlingar som efter sekretessprövning kan komma att lämnas ut på begäran enligt offentlighetsprincipen.

Personuppgiftsansvar

Personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter i samband med rapportering av missförhållanden är Hudiksvalls kommun. Kontaktuppgifter och information om företrädare finns tillgängligt på Hudiksvalls kommuns hemsida.

Allmänt om hantering av personuppgifter efter rapportering i visselblåsarkanalen

Rapporterande personer rapporterar via KPMG AB:s webbapplikation eller via telefonsvar. En särskilt behörig handläggare hos KPMG AB tilldelas ärendet och kan därefter läsa/lyssna av rapporten.

Enbart den eller de medarbetare som har tilldelats ett ärende i rapporteringssystemet kan läsa/lyssna av en rapport och korrespondens med den rapporterande personen.

Den rapporterande personen kan välja att vara anonym men det finns då risk för att informationen blir svårare att följa upp.

Det finns en meddelandefunktion i webbapplikationen. När rapporterande personer skriver meddelanden i ett rapporterat ärende ser handläggaren av ärendet endast ärendets referensnummer som avsändare.

Vid inkommen rapport görs en inledande bedömning av uppgifterna i rapporten och avseende huruvida ytterligare information behövs. Ärendet leder till att KPMG AB lämnar rekommendation till den personuppgiftsansvariga om fortsatt hantering. Det är alltid den personuppgiftsansvarige som beslutar om åtgärder med anledning av rapporteringen.

Beslut om åtgärder kan vara exempelvis att ärendet ska:

• läggas ned (till exempel på grund av bristfällig bevisning eller annat),
• föranleda en fördjupad utredning,
• lämnas vidare för intern eller extern hantering (till exempel till personalavdelningen eller polismyndighet).

Personer som rapporterar uppmanas att tänka på att inte lämna information som inte är relevant för ärendet. Detta innefattar bland annat medvetet falska påståenden och information som kan uppfattas som stötande.

Ändamål med behandlingen av personuppgifter

Ändamålet med behandling av personuppgifter i samband med hantering av visselblåsarärenden är att Hudiksvalls kommun ska förebygga, få kännedom om och åtgärda missförhållanden i verksamheten samt i vissa fall kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk med anledning av rapporterade missförhållanden.

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är även att Hudiksvalls kommun ska fullgöra dess skyldigheter enligt tillämpligt regelverk om rapportering av missförhållanden (bl.a. lagen om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden).

Rättslig grund för behandling av personuppgifter

Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter vid intern och extern rapportering är att behandlingen är nödvändig för att fullgöra rättsliga förpliktelser som åvilar den personuppgiftsansvarige. De rättsliga förpliktelserna framgår av lagen om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden.

Mottagare av personuppgifter

Rapportering i visselblåsartjänsten hanteras av KPMG AB, i det systemverktyg som KPMG AB tillhandahåller. Informationen i systemet lagras inom Sverige och hanteras på uppdrag av den personuppgiftsansvarige av särskilt utsedda medarbetare hos KPMG AB.

Härutöver kan information innefattande personuppgifter komma att lämnas till de av personuppgiftsansvarige angivna kontaktpersoner, polis- eller åklagarmyndighet eller annan myndighet.

Det är omständigheterna i det enskilda fallet som avgör om information behöver lämnas vidare, till exempel om det är aktuellt att initiera ett personalärende eller med anledning av rapporteringen, göra polisanmälan.

Lagring av personuppgifter

Personuppgifter som samlas in för hantering av visselblåsarärenden bevaras i högst två år efter det att behandlingen av uppgifterna i ärendet har avslutats.

Ett rapporteringsärende bedöms vara avslutat när visselblåsarfunktionen har vidtagit avslutande åtgärder i ärendet, t.ex. när den personuppgiftsansvarige har beslutat om att en utredning ska läggas ned, att uppgifterna ska lämnas vidare för ytterligare utredning eller hantering samt när eventuellt rättsliga förfaranden har avslutats och liknande.

Kategorier av personuppgifter

De kategorier av personuppgifter som kan komma att behandlas inom ramen för ett visselblåsarärende beror dels på vilken information som lämnas av den rapporterande personen och dels på vilken information som behöver inhämtas från andra personer eller informationskällor, exempelvis för att utreda eller verifiera de uppgifter som har lämnats av en rapporterande person.

Följande kategorier av personuppgifter kan komma att behandlas inom ramen för ett visselblåsarärende:

• kontaktuppgifter,
• personnummer/samordningsnummer,
• uppgifter om anställning, t.ex. befattning,
• inkomstuppgifter som t.ex. uppgifter om lön och andra förmåner, inkomst av kapital och näringsverksamhet,
• uppgifter om tillgångar och investeringar som t.ex. kontonummer, bankkontoinnehav, innehav av värdepapper och fastigheter, m.m.,
• medlemskap i fackförening,
• sexuell läggning (t.ex. vid rapportering avseende diskriminering),
• religiös eller filosofisk övertygelse (t.ex. vid rapportering avseende diskriminering),
• ras eller etniskt ursprung (t.ex. vid rapportering avseende diskriminering),
• politiska åsikter (t.ex. vid rapportering avseende diskriminering),
• uppgifter om en fysisk persons sexualliv (t.ex. vid rapportering avseende trakasserier eller övergrepp),
• uppgifter om hälsa och
• misstänkta eller konstaterade regelöverträdelser.

Med hänsyn till att den personuppgiftsansvariga inte styr vilken information som lämnas i rapporteringskanalen är det inte säkert att ovanstående uppräkning är helt uttömmande.

Uppgifternas ursprung

Personuppgifter för hantering av visselblåsarärenden samlas in från personer som rapporterar ärenden i visselblåsarkanalen och kan härutöver komma att samlas in från:

• andra personer som kan komma att kontaktas för att de bedöms ha relevant information om ärendet,
• allmänt tillgängliga källor såsom söktjänster,
• sociala medier och
• myndigheter såsom Skatteverket, Kronofogdemyndigheten och domstolar.

Registrerades rättigheter

Registrerade har, med vissa begränsningar och undantag, rätt att:

• få tillgång till personuppgifter som behandlas om honom eller henne,
• be om rättelse av felaktiga personuppgifter samt att komplettera med sådana personuppgifter som saknas och som är relevanta för ändamålet med behandlingen,
• be att uppgifterna som avser honom eller henne raderas,
• begära att behandling av personuppgifter som rör honom eller henne begränsas,
• begära att få ut och använda sina personuppgifter på annat håll (den personuppgiftsansvariga som har tagit emot sådana uppgifter har en skyldighet att underlätta sådan överflyttning, dataportabilitet) och
• invända mot den personuppgiftsansvariges behandling av hans eller hennes personuppgifter (denna rätt gäller bland annat personuppgifter som behandlas efter en intresseavvägning och innefattar rätt att invända mot profilering)

En framställan om utövande av någon av ovanstående rättigheter skickas till: dataskyddsombud@hudiksvall.se

Den vars personuppgifter behandlas har även rätt att anmäla klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, se information om detta på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.