Allmänna bestämmelser om ersättningar till kommunalt förtroendevalda i Hudiksvalls kommun

§ 1 Tillämpningsområde och definitioner

Dessa bestämmelser gäller för förtroendevalda som avses i 4 kap, 1 paragrafen kommunallag (2017:725).

Förtroendevalda som fullgör uppdrag på minst 40 procent av heltid benämns i dessa bestämmelser som årsarvoderade, vilket regleras närmare i paragraf 7. För årsarvoderade förtroendevalda gäller endast paragraferna 7 samt 11-20. Årsarvoderade som har särskilt uppdrag av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller särskilt regionalt eller nationellt uppdrag enligt paragraf 7, tredje stycket, omfattas dock även av paragraf 2 a.

För oppositionsråd som fullgör uppdrag på minst 40 procent gäller även paragraf 10.

Den som har ett fast arvode understigande 40 procent av heltid innehar ett begränsat arvode, vilket regleras närmare i paragraf 8. I övrigt omfattar samtliga bestämmelser, utom paragraf 7, förtroendevalda med begränsat årsarvode.

§ 2 Ersättningsgrundande sammanträden eller motsvarande

Kommunen har delat in de ersättningsgrundande sammanträdena eller andra förrättningar i tre områden som berättigar till olika former av ersättningar, se a-c nedan. Endast det som räknas upp under a berättigar till sammanträdesarvoden.

a) Sammanträden eller motsvarande med rätt till ersättning för kostnader samt sammanträdesarvode

Tjänstgörande ledamöter, närvarande ersättare och andra förtroendevalda som medgetts närvarorätt har rätt till ersättning enligt vad som närmare anges i paragraferna 3-6, 7 tredje stycket, 9 och 11-16 för nedanstående uppdrag om det föreligger beslut, delegering eller mosvarande om deltagande på sammanträde eller motsvarande förrättning

sammanträde med kommunfullmäktige, fullmäktigeberedning, kommunstyrelsen och övriga nämnder, nämndutskott, nämndberedningar, liksom revisorernas sammanträden,
sammanträden med utredningskommittéer, projektgrupper och arbetsgrupper,
protokollsjustering, då särskild tid och plats bestämts härför,
konferens, informationsmöte, studiebesök, uppdrag som kontaktperson, studieresa, kurs eller liknande som rör kommunal angelägenhet och som har ett direkt samband med det kommunala förtroendeuppdraget
förhandling eller förberedelse inför förhandling med motpart till kommunen,
överläggning med företrädare för annat kommunalt organ än det den förtroendevalde själv

tillhör

Sammankomst med kommunalt samrådsorgan/intressentsammansatt organ,
besiktning eller inspektion,
presidiemöte i fullmäktige, fullmäktigeberedning, nämnd eller utskott,
överläggning med utomstående myndighet eller organisation,
fullgörande av granskningsuppgift inom ramen för ett revisionsuppdrag.

Sammanträdesarvode anses innefatta även nedlagd tid för inläsning eller annan förberedelse inför sammanträde eller förrättning.

b) Sammanträden med rätt till ersättning för kostnader

Tjänstgörande ledamöter, närvarande ersättare och andra förtroendevalda som medgetts närvarorätt har rätt till ersättning enligt vad som närmare anges i paragraferna 3-6, 9 och 11-16 för nedanstående uppdrag

överläggning med förvaltningschef eller annan anställd vid det kommunala organ den förtroendevalde själv tillhör.

c) Sammanträden med rätt till ersättning för kostnader för ledamot eller ersättare i kommunfullmäktige

Ledamot eller ersättare i kommunfullmäktige har rätt till ersättning enligt vad som närmare anges i paragraferna 3-6 och 11-16 för nedanstående uppdrag

högst tre företagsbesök per år.

Ersättning för förlorad arbetsinkomst samt för förlorade pensions- och semesterförmåner.

§ 3 Förlorad arbetsinkomst eller arbetslöshetsersättning

Förtroendevalda som förlorar arbetsinkomst med anledning av sammanträde eller förrättning har rätt till ersättning för inkomstbortfallet med högst det belopp fullmäktige beslutat enligt bilaga 3, punkt D.

Ersättning utgår för styrkt belopp. Den förtroendevalda ska lämna sådana uppgifter om inkomstförlusten som behövs för att kunna bedöma skäligheten i yrkandet. Eventuella tolkningsfrågor regleras enligt paragraf 19. Huvudregeln är att ersättning utgår för den faktiska arbetsinkomst som förloras. Förtroendevalda som kan visa att en arbetsinkomst förlorats, men inte till vilket belopp, har i andra hand rätt till en schablonersättning. Schablonersättningen beräknas enligt den senast av Skatteverket fastställda taxerade förvärvsinkomsten (inkomst från tjänst och näringsverksamhet reducerat med allmänna avdrag). Av bilaga 1 framgår hur ersättning per förlorad timme beräknas.

Ersättning för förlorad A-kassa utgår under förutsättning att uppdraget beräknas omfatta minst 4 timmar och att den förtroendevalda till A-kassan uppger hinder för arbete under motsvarande tid samt erhåller arbetslöshetsersättning för den tid som uppdraget förhindrar arbete. 4-timmarsregeln är enligt A-kassornas nuvarande tolkning av gällande bestämmelser. Ersättningens storlek grundas på dagersättningen dividerat med det antal timmar som ligger till grund för arbetslöshetsersättningens storlek.

§ 4 Förlorad pensionsförmån

Förtroendevalda har rätt till ersättning för styrkt förlorad pensionsförmån med högst det belopp som anges i bilaga 1.

§ 5 Förlorad semesterförmån

Förtroendevalda, har rätt till ersättning för styrkt förlorad semesterförmån med högst det belopp som anges i bilaga 1.

Förtroendevalda som kan visa att semesterförmånen faktiskt påverkas men inte på vilket sätt har rätt till en schablonersättning enligt bilaga 1.

§ 6 Särskilda arbetsförhållanden m m

Rätten till ersättning enligt paragraferna 3-5 omfattar nödvändig ledighet för förtroendevalda med speciella arbetstider eller särskilda arbetsförhållanden i övrigt när det inte kan anses skäligt att de förtroendevalda fullgör sina ordinarie arbetsuppgifter i direkt anslutning till sammanträdet eller motsvarande.

Rätten till ersättning enligt paragraferna 3-5 omfattar tid för resa till och från sammanträdet eller motsvarande och tid för praktiska förberedelser i anslutning till sammanträdet eller motsvarande.

Förtroendevald har inte rätt till ersättning för styrkt förlorad arbetsinkomst eller för styrkt förlorad semesterförmån om schablonersättning tidigare utbetalats för den förlorade inkomsten eller den förlorade semesterförmånen.

Arvoden m m.

§ 7 Årsarvoderade förtroendevalda

Årsarvoderade har rätt till ett årligt arvode med belopp som anges enligt bilaga 2. I arvodet ingår

ersättningar för alla sammanträden eller motsvarande som följer av uppdraget
kontakter med medborgare, förvaltning, intressenter, myndigheter, massmedia etc som följer av uppdraget
tid för förberedelse, planering, restid etc till de sammanträden eller motsvarande som följer av uppdraget
ersättningar för sammanträden eller förrättningar i samband med att den årsarvoderade tjänstgör som ledamot eller ersättare i kommunstyrelsen eller dess utskott/beredningar.

Arvodet för kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande regleras särskilt, se bilaga 1. Arvodesbestämmelserna innehåller ett tak för arvodet som är baserat på arvodet till kommunstyrelsens förste vice ordförande, se bilaga 1. Sysselsättningsgraden för kommunstyrelsens ordförande och förste vice ordförande regleras särskilt i bilaga 1. För övriga årsarvoderade anses sysselsättningsgraden vara av den omfattning som krävs för att förtroendeuppdraget behörigen kan fullgöras.

För andra uppdrag som väljs av eller på annat sätt utgår från kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller regionala och nationella uppdrag gäller rätt till förlorad arbetsförtjänst m m enligt paragraferna 3-6, ersättning för kostnader enligt paragraferna 11-16 samt sammanträdesersättning enligt paragraferna 2 a och 9 såvitt den sammanlagda arvodesersättningen inte överstiger 85 % av riksdagsarvodet.

Årsarvoderade som är valda som ledamot eller ersättare i kommunfullmäktige har rätt till arvode för sammanträden med fullmäktige enligt paragraf 9.

Årsarvoderad har rätt till ledighet och andra förmåner som svarar mot de löne- och anställningsvillkor som gäller för de anställda i kommunen, utan att arvodet reduceras. Ledigheten ska förläggas på sådant sätt att uppdraget behörigen kan fullgöras. Förtroendevald som är tjänstledig från uppdraget uppbär inget arvode. Årsarvoderad har rätt att vara föräldra- eller sjukledig där ersättning utgår på liknande sätt som för anställda med en kompensation upp till, för närvarande, 80 procent av arvodesnivån. Kommunstyrelsens arbetsutskott får lämna ytterligare föreskrifter om detta samt är det organ som fattar beslut om att godkänna ledigheten för berörd årsarvoderad.

Kommunstyrelsen får besluta om att utse ersättare för årsarvoderad som är ledig från uppdraget upp till 6 månader. I samband med årsarvoderads sjukdom kan ett sådant beslut om ledighet från uppdraget förlängas av kommunstyrelsen om högst 3 månader åt gången. Beslut om att utse ersättare för årsarvoderad för längre tid än 6 månader fattas av kommunfullmäktige.

Särskilda bestämmelser om kommunal pension för förtroendevalda finns i det kommunala pensionsreglementet.

Trygghetsförsäkring vid arbetsskada, TFA-KL, gäller enligt särskilda villkor för förtroendevalda hos kommunen.

§ 8 Förtroendevalda med begränsat arvode

Förtroendevalda som fullgör sina uppdrag på mindre än 40 procent av heltid har rätt till begränsat arvode i den utsträckning som anges enligt bilaga 2.

Följande arbetsuppgifter som förtroendevald med begränsat arvode fullföljer inom kommunen ska täckas av det begränsade arvodet:

protokollsjustering
rutinmässigt följa förvaltningens/verksamhetens eller motsvarande arbete
överläggning med tjänsteman eller annan anställd
genomgång med sekreterare, föredragande eller annan anställd i anledning av sammanträde, besiktning eller dylikt
besök på förvaltningen eller i verksamheten för information, utanordning eller påskrift av handling mottagning för allmänheten, telefonsamtal eller dylikt
utövande av delegationsbeslut
uppvaktning
representation
sammankomster med övriga samverkansorgan
restid i anledning av ovan uppräknade åtgärder.

För sammanträden och förrättningar som inte ingår i det begränsade arvodet som räknats upp ovan har förtroendevald med begränsat arvode rätt till ersättning enligt paragraferna 2 a och c och 9.

För förtroendevalda med begränsat arvode som på grund av sjukdom eller annars är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under tid som överstiger 14 dagar ska arvodet minskas i motsvarande mån.

§ 9 Arvode för sammanträden m m

Sammanträdesarvode till kommunfullmäktiges ledamöter samt till närvarande inte tjänstgörande ersättare ska utgå med belopp enligt bilaga 3, punkt A, per sammanträde oavsett sammanträdets längd och oavsett om ledamot uppbär årsarvode eller annan sammanträdesersättning från kommunen under dagen för fullmäktiges sammanträde.

Förtroendevalda, som inte är årsarvoderade enligt paragraf 7, har rätt till ersättning med ett fast belopp enligt bilaga 3, punkt B, för heldagssammanträde (mer än 4 timmar), resp punkt C, för halvdagssammanträde (t o m 4 timmar). Till den som valts att justera protokoll utbetalas justeringsarvode enligt bilaga 3, punkt F.

De sammanträden och förrättningar för vilka arvoden utgår anges i paragraf 2 a med de undantag som anges i paragraf 8.

§ 10 Arvode till oppositionsråd och gruppledararvoden

Varje parti som finns representerat i kommunfullmäktige med minst tre mandat och som tillhör oppositionen har rätt att bli företrätt av ett oppositionsråd. Oppositionsråd utses av fullmäktige efter förslag av berört parti och för den tid som kommunfullmäktige beslutar. Uppdraget som oppo-sitionsråd omfattar tid för inläsning, deltagande i sammanträden, budget- och bokslutsarbete samt tid då rådet ska finnas tillgängligt för allmänheten, förvaltningsföreträdare, övriga förtroendevalda m.fl. Till oppositionsråd utgår inget arvode för sammanträden i kommunstyrelsen eller dess utskott.

Ersättningen till oppositionsråd utgår från riksdagsarvodet och är beroende av antalet mandat i kommunfullmäktige. I bilaga 1 redovisas ersättningen.

För företrädare för partier som finns representerade i kommunfullmäktige men som endera inte uppnår gränsen för oppositionsråd eller som tillhör majoriteten men inte har något kommunalråd utgår ersättning med ett fast arvode till en gruppledare. I gruppledaruppdraget ingår att hålla den egna partigruppen i kommunfullmäktige informerad och i olika sammanhang företräda gruppen. I bilaga 1 redovisas ersättningen. Utöver detta får företrädaren sammanträdesarvode och förlorad arbetsförtjänst för kommunstyrelsesammanträdena enligt gällande regelverk.

Partier som har uppdrag som kommunalråd har också möjlighet att utse en gruppledare med motsvarande uppdrag som för gruppledare för partier med färre än tre mandat. Ersättningen till sådan gruppledare redovisas i bilaga 1. I övrigt gäller samma ekonomiska ersättningsvillkor som för gruppledare för partier med färre än tre mandat

Ersättning för kostnader.

§ 11 Resekostnader

Kostnader för resor till och från sammanträden eller motsvarande ersätts enligt de grunder som fastställts för kommunens arbetstagare i det kommunala reseavtalet, enligt bilaga 3, punkt G. Resor ersätts endast mellan bostaden och sammanträdesorten.

§ 12 Barntillsynskostnader

Ersättning betalas för kostnader som uppkommit till följd av deltagande vid sammanträden eller motsvarande för vård och tillsyn av barn som vårdas i den förtroendevaldes familj. Om särskilda skäl föreligger kan ersättning utges även för äldre barn. Ersättning utbetalas med faktiskt utlägg.

Ersättning betalas inte för tillsyn som utförs av egen familjemedlem eller av annan närstående. Ersättning utgår som huvudregel inte för tid då barnet vistas i kommunal eller enskild barnomsorg. Om den förtroendevalde kan visa att uppdraget medför en utökad kostnad för barnomsorg som inte rimligen kan undvikas medges ersättning för den utökade kostnaden. Eventuella tolkningsfrågor regleras enligt paragraf 19.

§ 13 Kostnader för vård och tillsyn av person med funktionsnedsättning eller är svårt sjuk

Ersättning betalas för kostnader som uppkommit till följd av deltagande vid sammanträden eller motsvarande för vård och tillsyn av person med funktionsnedsättning eller som är svårt sjuk och som vistas i den förtroendevaldes bostad. Ersättning utbetalas med faktiskt utlägg. Ersättning betalas inte för tillsyn, som utförs av egen familjemedlem eller av annan närstående.

§ 14 Särskilda kostnader för förtroendevald med funktionsnedsättning

Ersättning betalas till förtroendevald med funktionsnedsättning för de särskilda kostnader som uppkommit till följd av deltagande vid sammanträden eller motsvarande och som inte ersätts på annat sätt. Häri ingår kostnader för t ex resor, ledsagare, tolk, hjälp med inläsning och uppläsning av handlingar och liknande. Ersättning utbetalas med faktiskt utlägg.

§ 15 Kostnader för partiernas utbildningsinsatser

Bidrag till utbildning av förtroendevalda utgår med 6 % av riksdagsarvodet (3 924 kr 2018) per mandat i kommunfullmäktige per år. Bidraget betalas ut två gånger per mandatperiod (i början av år ett och år fyra) och i förskott till lokalorganisation av de partier som finns representerade med ledamot i kommunfullmäktige. Varje parti ska översiktligt redovisa hur tidigare utbetalt utbildningsbidrag använts innan nytt bidrag kan betalas ut. Partierna är återbetalningsskyldiga för de bidrag som betalats ut men som inte förbrukas som utbildningsstöd till förtroendevalda.

§ 16 Övriga kostnader och särskilda omständigheter

För andra kostnader än som avses i paragraferna 11-14 betalas ersättning om den förtroendevalde kan visa att särskilda skäl förelegat för dessa kostnader.

Utgångspunkten vid bedömningen av skäligheten i yrkandet är att en förtroendevald inte ska åsamkas ökade kostnader med anledning av förtroendeuppdraget. Samtidigt förväntas den förtroendevalde använda sig av alla rimliga möjligheter för att omdisponera arbetet eller på annat sätt försöka förhindra att kostnaderna uppkommer. Först när detta inte är möjligt medges ersättning för uppkomna kostnader. Eventuella tolkningsfrågor regleras enligt paragraf 19.

Gemensamma bestämmelser.

§ 17 Hur man begär ersättning

För att få ersättning enligt paragraferna 3-6 och 11-15 ska den förtroendevalde styrka sina förluster eller kostnader. Förluster eller kostnader ska anmälas till fullmäktiges eller nämndens sekreterare eller till annan som utsetts att ta emot dem.

Arvode enligt paragraferna 7-10 betalas ut utan föregående anmälan. Ledighet för sjukdom eller i samband med föräldraskap enligt paragraf 7 sker dock genom formell ansökan till kommunstyrelsen.

Yrkande om ersättning för förlorad arbetsinkomst ska framställas senast inom ett år från dagen för sammanträde eller motsvarande till vilken förlusten hänför sig.

Yrkande om ersättning för förlorad pensionsförmån ska framställas i samband med och senast inom ett år från pensionstillfället.

Yrkande om ersättning för förlorad semesterförmån ska framställas senast inom ett år från dagen för sammanträde eller motsvarande till vilken förlusten hänför sig.

Yrkande om andra ersättningar enligt dessa bestämmelser ska framställas senast inom ett år från dagen för sammanträde eller motsvarande till vilken kostnaden hänför sig.

§ 18 Revision av belopp

Alla arvoden och övriga ersättningar som bestäms av riksdagsarvodet revideras i samband med fastställande av riksdagsarvodet.

§ 19 Tolkning av bestämmelserna

Frågor om tolkning och tillämpning av dessa bestämmelser avgörs av kommunstyrelsens allmänna utskott.

§ 20 Utbetalning

Årsarvoden betalas ut med en tolftedel per månad. Övriga ekonomiska ersättningar utbetalas en gång per månad.