Inköpspolicy för Hudiksvalls kommun

Fastställd av kommunfullmäktige 20 juni 2022.

Syfte

Policyns syfte är att beskriva Hudiksvalls kommuns övergripande förhållningssätt för inköp av varor och tjänster utifrån syftet att säkerställa en god ekonomisk hushållning och att kommunens affärer sker på ett affärsmässigt sätt.

Förhållningsätt

Inköp är ett strategiskt viktigt verktyg som ska bidra till att uppnå kommunens mål om en effektiv verksamhet med hög kvalitet och en långsiktigt hållbar kommun. Den offentliga affären ska skapa mesta möjliga nytta för medborgarnas skattepengar och tillse att förtroendet för kommunen som avtalspart och offentlig myndighet upprätthålls. Vidare ska allt inköp följa interna styrdokument och beslut, såsom

Inköpsriktlinjer
Miljöpolicys
Hållbarhetsplaner
Gävleborgs handlingsplan för Sveriges livsmedelsstrategi 2018–2030
Riktlinjer för jäv och andra intressekonflikter

För att kunna uppnå målen ska inköp genomsyras av samverkan, effektivitet, kompetens, rättssäkerhet, objektivitet, affärsmässighet, konkurrens och en ekologisk, social och ekonomisk hållbar utveckling.

Med samverkan menas internt tillvarata den kompetens som finns från beställare och vid behov experter inom specifika områden för att borga för en hållbar utveckling likaväl som användandet av skattemedel på ett välgenomtänkt sätt. Samverkan sker även externt genom lärdomar från andra kommuner, Upphandlingsmyndigheten, leverantörer och andra marknadsaktörer men framförallt genom inköpssamverkan Mitt eller inköpscentraler när det finns fördelar att tillvarata som t.ex. en stor volym kan ge vid prissättning eller andra mervärden.
Med effektivitet menas att använda kommunens resurser på rätt sätt, som att ramavtal efterlevs, rutiner och hjälpmedel används och är ändamålsenliga, fokus på de tidiga skedena i inköpsprocessen såsom behovs- och hållbarhetsanalys för att prioritera rätt och upphandlingskraven skall alltid vara anpassade till den aktuella upphandlingen och behovet.
Med kompetens innebär förmågan att sätta de rätta villkoren utifrån förståelse för lagstiftning, bransch och behov.
Med rättssäkerhet menas att vi alltid tillämpar lagar och regler kring offentlig upphandling.
Med objektivitet menas t.ex. att ingen leverantör får särbehandlas utan alla anbud och anbudsgivare ska behandlas sakligt och opartiskt.
Med affärsmässighet menas t.ex. eftersträvan av att planera och kommunicera inköpet i tid och ha förståelse och respekt för leverantörens perspektiv.
Med konkurrens menas att konkurrens ska tillvaratas och etableras där det är möjligt och att hänsyn ska tas inför möjligheten för små och medelstora företag att delta.
Med ekologisk, social och ekonomisk hållbar utveckling menas att inköp ska eftersträva att växla upp hållbarhetsarbetet inom kommunen och bidra till att nå målen i Agenda 2030.

Bilaga 1 - Upphandlingspolicy för Inköpssamverkan Mitt gäller enbart inköp beslutade att genomföras som samordnade upphandlingar i upphandlingsplanen för Inköpssamverkan Mitt.

Bilaga 1: Upphandlingspolicy för Inköpssamverkan Mitt

(Bollnäs, Hudiksvall, Ljusdal, Nordanstig, Ovanåker, Söderhamn, Älvkarleby)

Syfte och omfattning

Policyn bygger på den nationella upphandlingsstrategin för att medverka till utvecklingen av ett hållbart samhälle och bidra till att nå målen i Agenda 2030. Policyn gäller all upphandling av varor, tjänster och entreprenader och ska främja en hållbar utveckling, bästa hushållning med kommunala medel samt bidra till att resurser frigörs inom kommunens förvaltningar och övriga kommunala verksamheter. Policyn fastställer de principer som utöver lagstiftning gäller för kommunens egna upphandlingar samt de gemensamma upphandlingsprocesserna som gäller för Inköpssamverkan Mitt.

Den offentliga affären är viktig för näringsliv och civilsamhälle och ska samtidigt skapa mesta möjliga nytta för medborgarnas skattepengar genom att säkerställa att

all anskaffning av varor, tjänster och entreprenader baseras på en helhetssyn hellre än enskilda verksamhetsintressen,
avtal utformas på rätt sätt för ökad avtalstrohet och effektivitet,
upphandling görs rättssäkert och affärsmässigt genom en sund och effektiv konkurrens så att förtroendet för kommunen som offentlig myndighet och avtalspart upprätthålls,
anskaffning av varor, tjänster och entreprenader baseras på en behovsanalys innefattande en hållbarhetsbedömning,
upphandlingar främjar innovationer och alternativa lösningar,
små och medelstora företag ges möjlighet att delta vid upphandling,
avtals- och leverantörsuppföljning möjliggörs på bästa sätt samt
de interna riktlinjerna för direktupphandling

Ansvar

För att kvalitetssäkra upphandlingar ska inköpsorganisationen alltid vara delaktig. Uppdragsgivaren ska i god tid kontakta inköpsorganisationen beträffande upphandlingens innehåll och planering.

Möjligheten till samordning ska alltid beaktas. Uppdragsgivaren ska vara delaktig i upphandlingsprocessen bland annat genom att tillsammans med inköpsorganisationen ta fram upphandlingsdokument och delta i utvärderingen.

Inköpsorganisationen och uppdragsgivaren ansvarar gemensamt för avtalsuppföljning för att säkerställa kravuppfyllelsen under avtalsperioden.

Godkänd av styrgruppen för Inköpssamverkan Mitt. Reviderad den 11 oktober 2021.