Informationspolicy
Utvecklingen i samhället ställer höga krav att vi alla som arbetar i Hudiksvalls kommun är duktiga på att kommunicera, såväl med kollegor som med invånare och andra som använder sig av kommunens tjänster. Öppenhet och dialog är en förutsättning för den demokratiska processen. Kommunikation fungerar som en motor i verksamheten och skapar möjlighet till effektivitet och utveckling.
God kommunikation kommer inte av sig själv utan den skapas av ledning, chefer och alla medarbetare. Därför har vi alla ett ansvar att se till att informationspolicyn blir till verklighet i det dagliga arbetet.
Bilden av Hudiksvalls kommun
Vi arbetar med det som är viktigast i människors vardag och intresset för kommunens verksamhet är stort. Genom att berätta om vad kommunen gör i olika kanaler skapar och fördjupar vi bilden av Hudiksvalls kommun.
Alla medarbetare förmedlar också bilden av Hudiksvalls kommun sitt dagliga arbete och allt vi gör kommunicerar. Det ska vara lätt att känna igen kommunens verksamhet och information från Hudiksvalls kommun ska ha en tydlig avsändare.
Kommunikation underlättar för alla
Kommunikationen ska bidra till att vi når målen i verksamheten på ett så effektivt sätt som möjligt. Ett mål som inte kommuniceras är nästan omöjligt att nå.
En öppen dialog mellan invånarna och representanter för kommunen är viktigt såväl före som efter beslut.
Bra intern kommunikation är grunden
En väl fungerande intern kommunikation är en förutsättning för att vi ska kunna möta invånare, brukare och kunder på ett så bra sätt som möjligt.
Den interna kommunikationen ska stimulera till delaktighet och dialog mellan medarbetare och ledning på alla nivåer. Ambitionen är att medarbetarna alltid ska få information om sådant de berörs av innan det kommuniceras externt.
Kommunikation är allas ansvar
- Alla medarbetare har personligt ansvar för att hålla sig informerade genom att ta del av våra informationskanaler.
- Våra chefer har ett särskilt ansvar för att förmedla information och skapa förutsättningar för en öppen dialog på arbetsplatsen. Därmed skapas delaktighet, engagemang och förståelse för hur vi alla bidrar tillhelheten.
- Det är också chefernas ansvar att se till att kommunikationsaspekten finns med i verksamhetsplaneringen, i det dagliga arbetet och i beslut de är med och fattar.
- Kommunikationsansvar följer alltid med verksamhetsansvar.
- Kommunstyrelsen har ansvar för övergripande och strategisk kommunikation.
Kriser ställer särskilda krav på kommunikationen
När en kris drabbar Hudiksvalls kommun ställs stora krav på vår förmåga att ge snabb, korrekt, enkel information och svara på medarbetares, invånares, mediers och andra aktörers frågor. Kommunikationsarbetet är en av de funktioner som snabbt måste komma i gång, oavsett om det är en lite mindre eller en riktigt stor händelse.
Principer för vår kommunikation
Öppen
- Tillgänglig. Alla som vill det har rätt till insyn i Hudiksvalls kommuns verksamhet, med undantag för information som är sekretessbelagd. Därför ska det vara lätt att komma i kontakt med oss som arbetar i Hudiksvalls kommun och vi ska vara öppna för information, kritik och synpunkter från allmänheten.
- Allsidig. Vi ska bemöda oss om att belysa olika aspekter på en fråga, det ökar vår trovärdighet.
- Tillåtande. Vi ska uppmuntra varandra att komma med idéer, synpunkter och initiativ samt använda synpunkter på ett konstruktivt sätt. Vi ska ta hänsyn till olika behov och dela med oss av kunskap och erfarenheter.
Tydlig
- Lätt att förstå. Vi ska uttrycka oss enkelt och begripligt.
- Relevant. Innehåll och form ska anpassas till mottagarnas behov, kunskaper och förutsättningar.
- Tydlig avsändare. Det ska alltid klart framgå att det är Hudiksvalls kommun som är avsändare.
Planerad
- Samordnad. Vi ska planera och samordna kommunikationsaktiviteter, budskap och kanaler. Intern och extern kommunikation ska samverka och stödja varandra.
- Genomtänkt. Informationen ska ge svar på: vad, till vem, varför, när, hur?
- Offensiv. Vi ska aktivt berätta om kommunens verksamhet i olika kanaler.
Tillförlitlig
- Sann. Man ska kunna lita på den information som kommer från Hudiksvalls kommun.
- Ärlig. Vi ska hålla oss till fakta och vara ärliga.
- Entydig. Vi ska sträva efter att undvika missförstånd och dubbla budskap.
Informationssäkerhet
Alla vi som arbetar i Hudiksvalls kommun har ansvar för att vi har en bra informationssäkerhet. Varje nämnd och varje verksamhet ansvarar för informationssäkerheten inom sitt område.
Informationssäkerhetsarbetet syftar till att skydda och säkerställa information och se till att informationen är tillgänglig på rätt sätt. Det innebär bland annat att ingen obehörig ska komma in i din dator, får tillgång till information i våra system eller att vår IT-utrustning och vårt nätverk är säkra.
Principer för informationssäkerheten:
- Konfidentiell. Bara den som har rätt till det ska ha åtkomst till informationen
- Riktig. Informationen är vara tillförlitlig, korrekt och fullständig
- Tillgänglig. Informationen finns tillgänglig när den behövs.
- Spårbar. Alla aktiviteter som rör informationen kan vid behov spåras.
Riktlinjer
- Grafisk profil