Kommunens hantering av privata medel för personer som har stöd eller hjälp genom biståndsbeslut

Huvudregeln är att kommunens medarbetare inte bör ta ansvar för brukares och kunders privata medel, det vill säga kontanter, betalkort, livsmedelsaffärskort eller olika typer av elektroniska betaltjänster. Men om personer behöver stöd och hjälp av personal med till exempel inköp ska det finnas överenskommelse och fullmakt så att det är tydligt vad som gäller.

Personer som har stöd eller hjälp genom biståndsbeslut ska i första hand själv ta ansvar för sina ekonomiska angelägenheter, vilket bland annat innebär att ansvara för uttag av kontanter, betalning av räkningar, inköp av varor samt förvaring av smycken eller andra värdesaker. Men ibland behöver våra brukare eller kunder stöd eller hjälp av kommunens personal att i vardagen göra inköp eller på annat sätt hantera sina privata medel. Då ska en överenskommelse alltid upprättas samt fullmakt för de medarbetare som ska hantera personens privata medel.

Anhörig eller ställföreträdare

Om personen företräds av anhörig eller ställföreträdare har den personen huvudansvar för ekonomi och redovisning. Det kan exempelvis innebära att kontrollera kontoutdrag och signera personalens redovisning. Anhörig eller ställföreträdare gör tillsammans med personalen en överenskommelse om ur personens inköp och privata medel ska hanteras.

Inköp

För personer om behöver hjälp med att handla livsmedel och dagligvaror hänvisar vi i första hand till inköp via onlinetjänst eller faktura, som kan göras utan att kommunens medarbetare hanterar kort eller kontanter.

Värdesaker

För personer som bor på vård- och omsorgsboende rekommenderar vi att använda bankfack alternativt värdeskåp om det finns på boendet för förvaring av värdesaker. Kontanter och betalkort ska förvaras i låsbart skåp (inte samma skåp som mediciner) som endast till ett fåtal personer med fullmakt har tillträde till. Enhetschefen ansvarar för att verksamheten gör löpande kontroller av hanteringen av privata medel på boendet.

Överenskommelse och fullmakt

Vid genomförandeplanering tydliggörs behov och ansvar kring privata medel. Det dokumenteras i en överenskommelse och eventuella fullmakter tecknas (social- och omsorgsförvaltningen har blanketter för det).

Anhörig eller ställföreträdare som företräder personen ska involveras vid framtagandet av överenskommelsen.

Överenskommelse

Av överenskommelsen ska bland annat framgå vem som ansvarar för personens privata medel, vem som har tillgång till eventuellt värdeskåp och hur inköp och betalningar ska redovisas. Kontroller mot kontoutdrag görs inte av kommunens personal utan av personen själv, anhörig eller ställföreträdare.

Man kommer också överens om hur mycket kontanter som kan förvaras i värdeskåp och hur ofta det ska fyllas på, hur mycket kontanter som brukaren eventuellt ska ha eget ansvar över, om kvittolösa köp får göras och om ställföreträdare eller anhörig ska kontaktas vid större inköp.

Fullmakt

Alla medarbetare som på något sätt ska hantera brukarens privata medel ska ha en skriftlig fullmakt. Det gäller också om det uppstår akuta eller tillfälliga behov av till exempel inköp. Om fullmaktshavaren är frånvarande, till exempel vid semester eller sjukfrånvaro, kan det vara nödvändigt att upprätta fullmakt för ersättare.

Hantering av kontanter

Brukare i ordinärt boende

Fullmakt krävs för den medarbetare som ska hantera en brukares kontanter. Direkt efter inköp ska kvitto och växelpengar redovisas till brukaren. En kvittens med kopia skrivs och signeras av medarbetare och brukare

En kopia av både inköpskvitto och kvittens sparas i brukarens mapp/pärm i ett fast och låsbart skåp på kontoret eller annan säker plats.

Brukare på vård- och omsorgsboende

Kontanter förvaras i låst värdeskåp och bör inte vara mer än ca 800 kr.

Kassabok/kassablad och kvittenser används vid uttag och insättning. Brukarens kassabok/kassablad samt kvittenser förvaras i värdeskåp och kontrolleras regelbundet av personen själv, anhörig eller ställföreträdare. Ett begränsat antal personer utses att ha fullmakt och tillgång till värdeskåpet.

Påfyllning av medel ska styrkas genom signering i kassabok alternativt signerad kvittens där verksamheten och den enskilde eller dennes företrädare får var sin kvittens.

Hantering av kort

Fullmakt krävs för medarbetare som ska hantera en brukares kort och överenskommelse skrivs om hur kortet får användas.

Kort ska inte vara kopplat till lönekonto, sparkonto eller krediter. Personen själv, anhörig eller ställföreträdare ansvarar för detta.

Vid regelbundna inköp från matbutik rekommenderar vi att använda ett betalkort eller servicekort kopplat till butiken. Denna typ av kort kan tecknas av brukaren själv eller med hjälp av anhörig eller ställföreträdare. Brukaren, anhörig eller ställföreträdare avgör hur mycket pengar som ska finnas på kontot kopplat till kortet. Medarbetare med fullmakt ansvarar för att meddela brukare, anhörig eller ställföreträdare när påfyllning behövs på kontot.

Vid betalning med kort ska dubbla kvitton begäras och signeras av medarbetaren med fullmakt. Det går även bra att ta kopia på originalkvittot och signera både original och kopia.