Styrdokument

Bild med texten Hudiksvalls kommun - styrsystem och en pil i bakgrunden som pekar åt höger.

Styrdokumenten är indelade i två kategorier. Den ena är dokument som lägger ut färdriktningen för hur Hudiksvalls kommun ska agera för att ett visst resultat (de kallas aktiverande) och det andra är dokument som talar om hur organisationen ska möta givna situationer, förhålla sig i situationerna (de kallas normerande).

En tydlig skillnad ligger i att aktiverande dokument handlar om åtgärder som bryter nya vägar, vad som ska göras, medan de normerande handlar om hur man utför befintlig verksamhet.

Varför ska vi ha en struktur för styrdokument?

Syftet med en struktur för styrdokument är att fastställa en definition för vad som är styrdokument samt att skapa en enhetlig uppbyggnad för de olika styrdokumentens inbördes förhållande. Det bidrar även till att tydliggöra styrdokumentens roll när det gäller styrning och uppföljning av verksamheten i kommunen. En fast terminologi och en tydlig namngivning av dokumenten efter deras olika roller underlättar både för dem som ska skriva dokumenten och för dem som ska förstå och använda dem i verksamheterna. Namnet anger vilken förväntan man kan ha på dokumentet och om de är på en översiktlig eller detaljerad nivå.

Illustration visar färdriktning (strategi, nämndsplan, enhetsplan och handlingsplan) och förhållningssätt (policy, riktlinjer och rutin).

Färdriktning aktiverande dokument

Strategi

Strategin ska innehålla långsiktiga perspektiv, prioriteringar och avgörande val som är av kritisk betydelse och som bidrar till att uppfylla visionen och de övergripande målen. Det innebär samtidigt att man väljer bort något annat. För att vara ett fungerade dokument måste strategin ge ledning i detta val.

En strategi antas alltid av kommunfullmäktige. Dokumentet ska som huvudregel innehålla något eller ett antal strategiområden, där övergripande inriktningar för området pekas ut. I något fall kan mål användas.

Strategi är oftast ett översiktligt dokument som kommunen kan ha några få av, eftersom de naturligt handlar om de stora sammanhangen.

I benämningen av dokumentet ska ordet strategi finnas med. Det finns undantag från benämningen, t.ex översiktsplan och konkretisering av de tre övergripande målen, förutsatt att dessa är antagna av kommunfullmäktige.

Nämndplan

Nämndsplan är politikens styrdokument för sin specifika förvaltning. Planen består av fyra delar:

  • viljeinriktning, om behov finns har de förtroendevalda möjlighet att beskriva vad de vill åstadkomma med sin förvaltning för brukare, kunder och invånare under mandatperioden.
  • kommunfullmäktiges verksamhetsmål, i förekommande fall nämndens mål och kvantiteter, budget samt kommunfullmäktiges särskilda uppdrag.
  • indikatorer till målen.
  • horisontella mål, åtgärder att anta som flera nämnder ska bidra till.

Enhetsplan

Gemensam struktur för enhetsplan utarbetas i kvalitetsnätverket.

Förvaltningarnas styrning sker genom enhetsplaner där de politiskt beslutade målen och uppdragen är utgångspunkten. Uppkommer det behov finns det möjlighet att i planerna lägga till ytterligare mål och indikatorer. Planerna följs upp, som minst, en gång per år.

Plan eller handlingsplan

En handlingsplan antas av berörd nämnd. Om fler nämnder berörs av samma handlingsplan antas planen av alla berörda nämnder, förutom kommunens budget som antas av kommunfullmäktige. Berör handlingsplanen de flesta nämnder i kommunen kan det övervägas om åtgärderna eller aktiviteterna i planen ska formuleras som särskilda uppdrag från kommunfullmäktige för att förenkla och förkorta beslutsgången.

Budgeten är ett årligt dokument som anger prioriteringar för kommunen. Den är en egen form av styrdokument med sitt system av uppföljning men kan ses om en plan för kommande år. En av uppgifterna för övriga styrdokument är att vara ett långsiktigt komplement till budgeten.

I handlingsplaner kan strategier konkretiseras i uppdrag och åtgärder. Handlingsplaner kan också användas när större uppdrag eller komplexa arbetsuppgifter ska genomföras. Handlingsplaner ska ange vilken nämnd som ansvarar för att åtgärderna, genomförs, när de ska vara genomförda samt vilka prioriteringar som ska göras och hur uppföljning ska ske.

En variant på plan är program och det begreppet kan användas i vissa speciella fall. Program kan användas i långsiktigt planeringsarbete inom ett större område, vanligtvis i investeringssammanhang.

Förhållningssätt för normerande dokument

Policy

En policy uttrycker ett värdegrundsbaserat förhållningssätt till något. Den kan klargöra kommunens syn på exempelvis ledare och medarbetare. En policy anger principer för vägledning och bedömningar, vilka allmänna mål som eftersträvas och vilka värden som ska beaktas. Den anger inga fasta regler. Policyn är ett översiktligt dokument och ska vara kortfattad.

En policy antas av kommunfullmäktige.

Hudiksvalls kommuns policydokument

Riktlinjer

Riktlinjer ska ge stöd för hur verksamheterna ska verka utifrån kommunfullmäktige beslutade policys. Riktlinjerina ska ge konkret stöd för hur arbetsuppgifterna ska utföras och kan också vara inriktade på metod och rekommendera vissa tillvägagångssätt. De är mindre översiktliga än policys. Beroende på innehåll i riktlinjerna antas en del av kommunstyrelsen och andra av kommunens ledningsgrupp på tjänstemannanivå eller förvaltningarnas ledningsgrupper.

Rutiner

Rutiner beskriver konkret hur medarbetare och chefer ska gå tillväga vid olika händelser och moment. De ska vara detaljerade och tydliga.

Rutiner kan antas av förvaltningen, verksamheten och enheten.

Utformning av styrdokument

Styrdokumenten ska formuleras på ett kort och tydligt sätt. Styrdokumenten ska inte innehålla upprepningar av författningar som belastar texten. Vid en eventuell konflikt mellan författning och kommunens styrdokument gäller författningen.

Kommunens kvalitetsnätverk kommer att starta ett utvecklingsarbete som ska resultera i dokumentmallar för styrdokument med information om vad som tydligt ska framgå i respektive dokument.

Punkter att tänka på innan och under framtagande av styrdokument

  • dokumentmallar med information om vad som tydligt ska framgå i respektive dokument
  • punkter att tänka på innan och under framtagande av styrdokument.