Arkivering av slutbetyg och betygsdokument från fristående skolor
Fristående skolor ska överlämna sina elevers slutbetyg till den kommun där skolan är belägen.
I Hudiksvalls kommun ska betygen lämnas till Hudiksvalls kommun, Lärkontoret, för vidarebefordran till kommunens centralarkiv.
Enligt skollagen (2010:800) 29 kap. 18§ ska huvudmannen för en fristående skola där betyg sätts lämna över elevernas slutbetyg eller de betygsdokument som eleven får efter fullföljd gymnasieutbildning till den kommun där skolan är belägen.
Bestämmelsen trädde i kraft läsåret 2011/2012 och gäller inte retroaktivt.
Vad ska överlämnas?
- Slutbetyg eller intyg om avgång från grundskola
- Examensbevis eller studiebevis från gymnasieskola.
- Gymnasieintyg för elever som avslutat en utbildning på introduktionsprogram.
- Klasslistor.
Om en friskola upphör ska samtliga betygshandlingar för de elever som går i skolan skickas till Hudiksvalls kommun, Lärkontoret så snart som möjligt.
När ska det överlämnas?
- Betygen ska levereras till Hudiksvalls kommun/Lärkontoret senast under oktober det år eleven slutade skolan.
- Betyg som på grund av prövning utfärdats efter att den årskursens betygsdokument redan överlämnats till Hudiksvalls kommun kan levereras i efterhand.
Hur ska det överlämnas?
- Betygen ska levereras årsvis per klass.
- Klasslista för varje klass ska bifogas. Betygen och klasslistan ska sorteras i samma ordning.
- Använd A3 som aktomslag. Plastfickor, färgat papper, kuvert, gem, gummisnoddar och post-it lappar får inte användas.
- De uppgifter som ska finnas med i klasslistan är personnummer (12 siffror), efternamn, förnamn, skola, avgångsår, klass och program/inriktning för gymnasieelever.
- Betygen ska vara undertecknade av rektor.
- Handlingarna ska vara utskrivna eller kopierade i A4-format, 80- eller 100 grams papper, på åldersbeständigt papper som är godkänt och märkt med Svenskt arkiv.
- Alla handlingar ska vara med enkelsidig utskrift.
- Om en elev har skyddade personuppgifter ska den elevens betyg läggas i ett separat kuvert med sekretessmarkering. Eleven med skyddade personuppgifter ska inte stå med på klasslistan, men kuvertet med betyget ska ligga sorterat under rätt klass
- Skolan ansvarar för att stämma av betygen mot klasslistan för att garantera att alla betyg följer med leveransen.
- Vid utskrift rekommenderas att skrivare och toner är certifierade för framställning av dokument som ska bevaras.
- Ifylld Leveransföljesedel – Slutbetyg/betygsdokument från fristående skola ska bifogas för varje årskurs.
När kommunen tagit emot och godkänt leveransen skickas bekräftelse på mottagandet till skolan.
För fristående skolor innebär överlämnandet att betygshandlingarna blir allmänna handlingar. Det innebär att de omfattas av offentlighetsprincipen enligt tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och arkivlagen (1990:782).
Har du frågor?
Eventuella frågor skickas till Lärandeförvaltningen: