Inköpsriktlinjer för Hudiksvalls kommun
Antagen av kommunstyrelsen 2022-09-01 och reviderad 2024-03-05.
Direktupphandling
Enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) avses med direktupphandling att anbud begärs in direkt och inte behöver annonseras.
Direktupphandling får användas när värdet på inköpet understiger direktupphandlingsgränsen. Under denna gräns är det kommunens riktlinjer som ska följas. Värdet av en upphandling är det totala belopp som ska betalas enligt de varukontrakt, tjänstekontrakt eller byggentreprenadkontrakt som ingår i upphandlingen. När värdet bestäms ska options- och förlängningsklausuler som anges i något av upphandlingsdokumenten inbegripas som om de hade utnyttjats. En upphandling får inte delas upp i mindre delar i syfte att komma under direktupphandlingsgränser eller tröskelvärden. Aktuella gränser finns på upphandlingsmyndighetens hemsida.
Hudiksvalls kommun strävar efter att ha en hög avtalstrohet och befintliga ramavtal och avtal ska användas. Innan direktupphandling görs ska beställaren alltid säkerhetsställa att avtal saknas genom kontroll i avtalsdatabasen, E-handelsverktyg och vid behov dialog med Inköpsteamet.
Anställda som genomför direktupphandlingar förväntas ha en god kännedom om Hudiksvalls kommuns inköpsriktlinjer, inköpspolicy och gällande lagar och regler som rör upphandling. De grundläggande principerna inom offentlig upphandling; likabehandling, ickediskriminering, transparens, proportionalitet och ömsesidigt erkännande ska alltid beaktas oavsett typ av upphandling. Valet av leverantör ska göras på affärsmässiga och objektiva grunder. Beställaren ansvarar för att köpet godkänns av behörig chef.
Det är alltid tillåtet att annonsera alla typer av direktupphandlingar oavsett belopp och det görs i samråd med Inköpsteamet via kommunens digitala upphandlingsverktyg.
Direktupphandling under 25 000 kronor
Konkurrensen ska tillvaratas redan från första kronan. Undersök om det finns flera leverantörer som är lämpliga att tillfråga.
Direktupphandling över 25 000 kronor
Minst tre leverantörer ska tillfrågas skriftligt. Kommunens offert och avtalsmallar kan med fördel användas.
Direktupphandling över 100 000 kronor
Kontakta alltid Inköpsteamet för godkännande, stöd och samordning. Direktupphandlingen ska dokumenteras. Dokumentationen kan göras i diariesystem Ciceron eller i avtalsdatabasen Kommers. Om dokumentationen sker i Ciceron ska inköpsteamet informeras om direktupphandlingen genom ifyllnad av blanketten Dokumentation av direktupphandling som skickas till:
inkop@hudiksvall.se
Hållbarhet
Kommunens inköp och inköpsrutiner ska verka förebyggande för minskat avfall samt främja cirkulär ekonomi[1].
Vid alla upphandlingar ska en hållbarhetsbedömning genomföras enligt kommunens beslutade hållbarhetsbedömning i fyra steg.
[1] Indikatorer i Hudiksvalls kommuns Kretsloppsplan 2021-2025 för förebyggande och hantering av avfall.
Livsmedel
Inriktningen för inköp av livsmedel är att de så långt som möjligt ska ske lokalt.
Arbetsrättsliga avtalsvillkor
Alla avtal ska innehålla avtalsvillkor som uppfyller villkoren för lön, semester och arbetstid enligt en av följande sätt:
- genom att vara bunden av och tillämpa ett centralt kollektivavtal som tillämpas i hela Sverige på motsvarande arbetstagare i den aktuella branschen eller ett lokalt avtal som bygger på detta avtal,
- genom att tillämpa villkor för lön, semester och arbetstid i ett centralt kollektivavtal som tillämpas i hela Sverige på motsvarande arbetstagare i den aktuella branschen utan att vara bunden av det, eller
- genom att vara en arbetsgivare som omfattas av en utstationeringssituation enligt lagen (1999:678) om utstationering av arbetstagare och tillämpar villkor om lön, semester och arbetstid i enlighet med denna lag.
Ovanstående gäller även för eventuella underleverantörer.
E-handel
För att minska kostnader, förenkla fakturaflödet, öka avtalstroheten och på ett enkelt sätt kunna följa upp kommunens inköpsvolymer används e-handelsverktyget Proceedo.
Chefer på verksamheterna utser beställare och ansvarar för att inköpen görs regelrätt. Endast certifierade beställare kan beställa via Proceedo. Beställare certifieras av kommunens inköpsteam.
Ansvar
Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens upphandlingar och inköpsriktlinjer.
Varje nämnd ansvarar för att det upprättas rutiner som säkerställer att inköpspolicyn och inköpsriktlinjer följs.
Förvaltningschef ansvarar för att det finns ändamålsenliga och säkra rutiner vid inköp som följer fastställd delegeringsordning och attesträtt samt att medarbetare är informerade om inköpspolicyn och inköpsriktlinjernas innehåll och innebörd.
Kommunens inköpsteam ansvarar för att samordna och stödja nämnder och verksamheter vid inköp så att inköp genomförs och följs upp på ett korrekt och affärsmässigt sätt.
Kommunens medarbetare ansvarar för att vara delaktiga i att inköpspolicyn och inköpsriktlinjerna efterlevs samt ha kännedom om och vid inköp använda för verksamheten gällande avtalsleverantörer.